Türkçe(TR)
İngilizce(EN)
Gelen Fatura: e-Faturayı Alış Faturasına Aktarma
Tedarikçilerinizden gelen e-Fatura / e-Arşiv faturalarını elle girmeden, alış faturası olarak sisteme aktarmanın adım adım anlatımı.
İçindekiler
- Modül ne işe yarar?
- Ekranlara nasıl ulaşılır?
- Adım 1 — Gelen faturaları listeleme
- Adım 2 — Faturayı detay ekranında açma
- Adım 3 — Fatura başlığını kontrol etme
- Adım 4 — Ürünleri eşleştirme
- Adım 5 — Toplamları kontrol edip kaydetme
- Elinizdeki XML dosyalarından fatura okuma
- Sık sorulan sorular ve sorun giderme
- Hızlı özet
1. Modül ne işe yarar?
Tedarikçileriniz size e-Fatura gönderir. Bu modül sayesinde faturayı elle girmeden:
- Gelen kutusundaki faturaları listeler,
- Fatura kalemlerini kendi stok kartlarınızla eşleştirir,
- Tek tuşla alış faturası olarak kaydedip stoğa girişini yapar.
Modül iki ekrandan oluşur:
| Ekran | Ne yapar? |
|---|---|
| Gelen Faturası Liste | Entegratörden (veya elinizdeki XML'lerden) faturaları listeler, seçim yapmanızı sağlar. |
| Gelen Faturası Detay | Seçilen faturanın kalemlerini gösterir, ürün eşleştirmesini yaptırır ve kaydeder. |
2. Ekranlara nasıl ulaşılır?
Tarayıcı adres çubuğuna:
.../Plug/GelenFaturasiListe
Detay ekranı liste üzerinden açılır; doğrudan gitmek isterseniz faturanın ETTN numarasıyla:
.../Plug/GelenFaturasiDetay?invoiceETTN=0e169ac3-e3cd-4efa-9a13-856e3b47ec35
3. Adım 1 — Gelen faturaları listeleme
Gelen Faturası Liste ekranı ve filtre alanları
Ekran açıldığında son onaylanmış faturalar otomatik olarak listelenir. Filtrelemek için:
| No | Alan | Ne yapmalısınız? |
|---|---|---|
| 1 | XML Dosyası Yükle | Entegratör kullanmıyorsanız veya elinizde fatura XML'i varsa buradan yüklersiniz (bkz. 8. bölüm). Normal kullanımda boş bırakın. |
| 2 | Şube / Lokasyon | Faturanın gireceği depoyu/şubeyi burada seçin. Detay ekranı bu seçimi hatırlar. Seçmezseniz varsayılan lokasyon kullanılır. |
| 3 | Başlangıç / Bitiş Tarihi | Fatura tarih aralığı. Boş bırakırsanız son 7 gün listelenir. |
| 4 | Fatura Durumu | Onaylandı (varsayılan) veya Onay Bekliyor. Yanındaki Yalnızca En Yeni Faturalar kutusu, daha önce indirilmemiş faturaları getirir. |
| 5 | Temizle | Yalnızca tarih kutularını boşaltır. |
| 6 | Ara | Filtreleri uygulayıp listeyi yeniler. |
| 7 | Seçilenleri Ekle | İşaretlediğiniz tüm faturaları ayrı ayrı sekmelerde açar (toplu çalışma için). |
| 8 | Seçim kutuları | İşlem yapacağınız faturaları işaretleyin. |
| 9 | Kaydet ikonu (💾) | O faturanın detay ekranını yeni sekmede açar. Tek fatura için en pratik yol budur. |
Listede dikkat edilecekler
- Daha önce kaydettiğiniz faturalar listede görünmez. Sistem, kaydedilmiş faturaların ETTN'ini hatırlar ve tekrar göstermez. Bu, aynı faturayı iki kez girmenizi engeller.
- Fatura entegratörde var ama listede yoksa, büyük ihtimalle zaten kaydedilmiştir.
- Tümü Seç kutusu yalnızca o anda görünen sayfadaki satırları işaretler. Birden fazla sayfa varsa her sayfada ayrı ayrı seçim yapmalısınız.
4. Adım 2 — Faturayı detay ekranında açma
Listede 💾 (9) ikonuna veya Seçilenleri Ekle (7) butonuna bastığınızda fatura yeni sekmede açılır.
Detay ekranı açılırken sistem faturayı okur ve sizin yerinize şunları yapar:
- Fatura başlığını, tarihini, tutarlarını doldurur.
- Tedarikçiyi cari kartlarınızda arar; yoksa fatura bilgileriyle yeni tedarikçi cari kartı açar.
- Fatura kalemlerini stok kartlarınızla eşleştirmeye çalışır: önce daha önce aynı tedarikçi ürün adıyla eşleştirdiğiniz ürün varsa onu kullanır (öğrenilmiş eşleştirme), sonra faturada barkod varsa barkoddan bulur.
5. Adım 3 — Fatura başlığını kontrol etme
Gelen Faturası Detay ekranının başlık bölümü
| No | Alan | Açıklama |
|---|---|---|
| 1 | Fatura No / ETTN / Fiş Tarihi / Adı / Vergi No | Faturadan gelen bilgilerdir, değiştirilemez. Doğru faturayı açtığınızı buradan teyit edin. |
| 2 | Lokasyon Eşleştirme | Faturanın gireceği şube/depo. Liste ekranında seçtiğiniz şube hazır gelir; gerekirse buradan değiştirin. |
| 3 | Cari Eşleştirme | Fatura otomatik olarak bir cariye bağlanır. Yanlışsa kutuya tedarikçi adını yazıp açılan listeden doğru cariyi seçin. |
6. Adım 4 — Ürünleri eşleştirme
Bu, modülün en önemli adımıdır: faturadaki ürünün sizin stok kartınızdaki karşılığını belirlersiniz. Yukarıdaki ekran görüntüsünde:
| No | Kolon | Anlamı |
|---|---|---|
| 5 | Stok Adı | Faturada yazan ürün adı (tedarikçinin adlandırması). |
| 6 | Ürün Karşılığı | Sizin stok kartınızdaki ürün. Bu kutu doluysa satır eşleşmiş demektir. Boşsa eşleştirmeniz gerekir. |
| 7 | Birim / Lokasyon / Miktar / Çarpan | Gerekirse elle düzeltebilirsiniz. Çarpan, faturadaki birimi kendi biriminize çevirir (örn. 1 koli = 12 adet ise çarpan 12). |
| 8 | Ürün Eşleştirme | Satırın ürününü seçmek için tıklanır. |
| 4 | Eşleştirme Öner | Eşleşmemiş tüm satırlar için sistemin öneri üretmesini sağlar. |
6.1. Tek ürünü elle eşleştirme
Satırın sonundaki Ürün Eşleştirme butonuna basın:
Ürün Eşleştirme penceresi
| No | Adım |
|---|---|
| 1 | Kutuya ürün adının bir kısmını yazın (en az 1 harf). |
| 2 | Açılan listeden doğru ürünü seçin. Listede stok kodu, ürün adı, kategori, birim ve barkod görünür — birimi ve barkodu kontrol ederek seçin. |
| 3 | Eşleştir butonuna basın. |
| 4 | Ürün stok kartlarınızda hiç yoksa Yeni Ürün Ekle ile hızlıca yeni stok kartı açabilirsiniz. |
Sistem bu eşleştirmeyi öğrenir. Aynı tedarikçiden gelecek bir sonraki faturada aynı ürün adı otomatik olarak bu stok kartıyla eşleşir. Yani bir ürünü yalnızca bir kez eşleştirmeniz yeterlidir.
Seçtiğiniz ürünün barkodu yoksa “Eşleştirme kaydı yapılırken bir hata oluştu” uyarısı alırsınız. Bu durumda önce stok kartına bir barkod tanımlayın.
6.2. Toplu eşleştirme — “Eşleştirme Öner”
Faturada eşleşmemiş çok sayıda satır varsa tek tek uğraşmayın; başlıktaki Eşleştirme Öner butonuna basın:
Eşleştirme Öner penceresi ve güven oranları
| No | Alan | Açıklama |
|---|---|---|
| 1 | Özet satırı | Kaç eşleşmemiş satır olduğunu ve kaçı için öneri bulunduğunu söyler. |
| 2 | Onay kutuları | Uygulanacak satırları işaretleyin. %90 ve üzeri öneriler önden işaretli gelir. |
| 3 | Önerilen Ürün | Sistem birden fazla aday bulduysa açılır listeden başka bir ürünü seçebilirsiniz. |
| 4 | Güven | Önerinin ne kadar güvenilir olduğunu gösterir: yeşil = yüksek, turuncu = orta, kırmızı = düşük. |
| 5 | Seçilenleri Eşleştir | İşaretli satırların hepsini tek seferde eşleştirir. |
Güven yüzdesi ne anlama gelir?
| Renk / Yüzde | Anlamı |
|---|---|
| %90 – %100 (yeşil) | Barkod, ürün adı veya daha önce öğrenilmiş eşleştirme birebir tutuyor. Genelde güvenle onaylanır. |
| %70 – %89 (turuncu) | Ad benzerliğine dayanıyor. Mutlaka kontrol edin (gramaj/ambalaj farkı olabilir). |
| %45 – %69 (kırmızı) | Zayıf benzerlik. Genelde elle eşleştirmek daha doğrudur. |
| Aday bulunamadı | Sistem uygun ürün bulamadı; satırı elle eşleştirin ya da yeni stok kartı açın. |
7. Adım 5 — Toplamları kontrol edip kaydetme
Satırların altında faturanın toplamları yer alır:
Fatura toplamları ve Kaydet butonu
| No | Alan | Açıklama |
|---|---|---|
| 1 | Toplamlar tablosu | Brüt Toplam, Ara Toplam, iskontolar, KDV ve Genel Toplam. Bu değerler faturadan gelir, elle değiştirilmez. |
| 2 | Kaydet | Faturayı alış faturası olarak kaydeder. |
Kaydetmeden önce kontrol listesi
- Doğru lokasyon/şube seçili mi?
- Cari doğru mu?
- Tüm satırlarda Ürün Karşılığı dolu mu?
- Birim ve Çarpan değerleri doğru mu?
- Genel Toplam, tedarikçinin faturasındaki tutarla aynı mı?
Kaydet'e bastığınızda ekranda yeşil bir başarı mesajı görünür. Bu andan sonra fatura Alış Faturası Listesi'nden görüntülenebilir ve Gelen Fatura Listesi'nde bir daha görünmez (mükerrer kayıt engellenir).
8. Elinizdeki XML dosyalarından fatura okuma
Entegratöre bağlanmadan, size e-posta ile gelen fatura XML'lerini de işleyebilirsiniz.
XML dosyası yükleme alanı
| No | Adım |
|---|---|
| 1 | Dosya Seç ile bir veya birden fazla .xml dosyası seçin. |
| 2 | Yükle ve Oku butonuna basın. Tablo, XML'lerden okunan faturalarla dolar (“3 XML dosyası başarıyla yüklendi” mesajı görünür). |
| 3 | Faturanın gireceği şubeyi seçmeyi unutmayın. |
| 4 | 💾 ikonuyla faturayı detay ekranında açın ve normal akışa devam edin. |
- XML'den okunan satırlarda Durum kolonu boştur; bu normaldir.
- Sayfayı yenilemeyin (F5). Detay ekranı XML'i bir kez okur; yenilerseniz veri kaybolur ve listeden yeniden başlamanız gerekir.
- Firmanız MySoft / HızlıSoft / eLogo entegratörlerinden birini kullanıyorsa yüklediğiniz XML dikkate alınmaz; fatura ETTN ile doğrudan entegratörden indirilir.
9. Sık sorulan sorular ve sorun giderme
Liste tamamen boş geliyor.
Ya seçtiğiniz tarih aralığındaki tüm faturalar zaten kaydedilmiştir, ya da firma kartındaki e-Fatura kullanıcı bilgileri tanımlı değildir. Tarih aralığını genişletip tekrar Ara'ya basın; yine boşsa sistem yöneticinize danışın.
Entegratörde gördüğüm fatura listede yok.
Fatura daha önce alış faturasına dönüştürülmüştür. Alış Faturası Listesi'nden arayın.
“Fatura Durumu” filtresini değiştiriyorum ama sonuç değişmiyor.
Bu filtre her entegratörde desteklenmez. Firmanızın kullandığı entegratöre göre durum bilgisi sabit gelebilir.
Detay ekranını açtım, kaydetmeden kapattım. Bir şey oldu mu?
Fatura kaydedilmez. Ancak tedarikçi cari kartlarınızda yoksa cari kartı oluşmuş olur — bu normaldir ve zararsızdır.
Aynı ürün her faturada tekrar tekrar eşleşmiyor.
Eşleştirmeyi Ürün Eşleştirme penceresinden yaptığınızdan emin olun; öğrenme yalnızca bu yolla (ve öneri onayıyla) gerçekleşir. Ayrıca tedarikçi, faturada ürün adını her seferinde farklı yazıyorsa her yazım için bir kez eşleştirme gerekir.
Ürün eşleştirirken hata alıyorum.
Seçtiğiniz stok kartının barkodu yoktur. Stok kartına barkod ekleyip tekrar deneyin.
Miktar/birim yanlış görünüyor.
Faturadaki birim ile sizin biriminiz farklı olabilir (koli ↔ adet gibi). Birim Eşleştirme ve Çarpan kolonlarından düzeltin.
Yanlış lokasyona kaydettim.
Kaydedilen faturayı Alış Faturası ekranından düzeltin veya silip yeniden aktarın.
10. Hızlı özet
- Gelen Faturası Liste → Şube seç → Tarih/Durum seç → Ara
- Faturayı seç → 💾 (veya Seçilenleri Ekle) → Detay yeni sekmede açılır
- Lokasyon ve Cari'yi kontrol et
- “Ürün Karşılığı” boş satırları eşleştir — tek tek: Ürün Eşleştirme, toplu: Eşleştirme Öner → seç → Seçilenleri Eşleştir
- Toplamları kontrol et → Kaydet