3.1.9 Açık Hesap Satış ve Cari Tahsilat İşlemleri

Açık hesap (veresiye) satışta mal veya hizmet önce teslim edilir, bedeli daha sonra tahsil edilir. Aradaki bu boşluk nedeniyle sık sorulan soru şudur: "Belge satışta mı düzenlenir, para alındığında mı?"

Kısa cevap: vergiyi doğuran olay satış anındadır, tahsilat anında değil.

Ön ödemeli bileklik/kart makalesiyle karşılaştırmak için bkz. 3.1.7. İki akışın karşılaştırma tablosu bu makalenin sonundadır.

1. Temel ilke: Vergi satış anında doğar

Müşteri malı veya hizmeti aldığı anda teslim gerçekleşmiştir. Ödemenin o anda yapılmamış olması, belge düzenleme ve KDV yükümlülüğünü ertelemez. Dolayısıyla açık hesap satışta:

• Satış anında mali değeri olan ÖKC fişi (gerekiyorsa fatura) düzenlenir
• KDV hesaplanır ve o dönemde beyan edilir
• Tutar hasılata girer
• Kasaya nakit girmediği için nakit sayacına yazılmaz

Sonraki tahsilat ise yalnızca bir borç kapatma işlemidir. Yeni bir satış değildir, ikinci kez KDV doğurmaz.

2. Satış akışı: Mali ÖKC fişi

Fiş normal şekilde düzenlenir; ürünler satır satır, kendi KDV oranlarıyla yazılır. Fark yalnızca ödeme satırındadır: ödeme türü Açık Hesap (bazı cihazlarda "Kredili" veya "Vadeli") olarak gönderilir.

Fatura gerekiyor mu? Açık hesap ÖKC fişi mali değeri olan bir belgedir; satış onunla belgelenmiş olur. Fatura ise ayrı bir yükümlülüktür ve alıcının kim olduğuna, tutara ve harcamanın niteliğine göre değişir. Kurumsal müşterilere açık hesap açıyorsanız, hangi durumlarda ayrıca fatura düzenlemeniz gerektiğini mali müşavirinizle netleştirin.

Fatura düzenlenen durumlarda ÖKC'den mali fiş yerine fatura bilgi fişi çıkarılır. Ancak dikkat: fatura bilgi fişinin düzenlenmiş olması yeterli değildir; faturanın da satış anında veya en geç kanuni süresi içinde düzenlenip müşteriye verilmesi zorunludur.

Dinosoft tarafında: Satış, cari hesap tanımlı müşteriye kapatıldığında borç kaydı cari hesaba işlenir. Fişin numarası ile cari hareket kaydı eşleşmelidir; tahsilat aşamasında mahsup buradan yapılacaktır.

3. Tahsilat akışı: Cari Hesap Tahsilatı Bilgi Fişi

Müşteri günler veya haftalar sonra borcunu ödemeye geldiğinde, yazarkasadan Cari Hesap Tahsilatı Bilgi Fişi düzenlenir. (Güncel kılavuz taslaklarında bu belge "Cari Hesap Ödeme Belgesi" adıyla da geçmektedir.)

Bu belge mali değeri olmayan bir bilgi fişidir. Tutar üzerinden KDV hesaplanmaz, hasılata girmez.

Fişte bulunması gerekenler:

• Satıcının adı soyadı/unvanı, adresi, telefon numarası, VKN, vergi dairesi, MERSİS no, tescilli internet adresi
• Bilgi fişinin tarihi, numarası ve saati
• Tahsil edilen tutar
• Ödeme türü
• Cari hesabı bulunan müşterinin VKN'si veya cari hesap müşteri kodu ile adı
• Alt kısımda "MALİ DEĞERİ YOKTUR" ibaresi

Kredi kartıyla tahsilat: Kartlı ödemelerde ÖKC'den düzenlenen fiş ile POS harcama bilgileri birleştirilerek tek belge halinde basılır.

Cari ekstre: Düzenlenen bilgi fişinin tarihi, numarası ve ödeme kaydedici cihazın sicil numarası cari hesap ekstresinde yer almalıdır. Bu alanlar çoğu kurulumda boş kalır; Dinosoft cari ekstre raporunda dolu geldiğini kontrol edin.

4. Karıştırmayın: Fatura Tahsilatı Bilgi Fişi

ÖKC kılavuzunda ayrıca Fatura Tahsilatı Bilgi Fişi adında farklı bir belge vardır. Bu belge, başka kurumlara ait faturaların (elektrik, su, telefon vb.) tahsilatını yapan fatura tahsilat merkezleri içindir; kendi müşterinizin size olan borcunun tahsilatı için kullanılmaz.

İkisi karıştırıldığında belge, işlemin mahiyetine uygun düzenlenmemiş sayılır. Kendi cari müşterinizden tahsilat yapıyorsanız Cari Hesap Tahsilatı belgesini kullanın.

5. Z raporunda ne görünür

Satış günü: Tutar hasılata ve KDV toplamına girer. Nakit ve kredi kartı sayaçlarına girmez; "Kredili/Vadeli/Açık Hesap şeklinde gerçekleştirilen satış toplamı" kaleminde görünür.

Tahsilat günü: Nakit veya kredi kartı sayacı artar, ancak hasılat ve KDV toplamı artmaz.

Bu nedenle açık hesap kullanan işletmelerde gün sonunda kasa nakdi ile günlük hasılat birbirini tutmaz. Bu normaldir; mutabakat, hasılat üzerinden değil cari hesap hareketleri üzerinden yapılır.

6. Sık yapılan hatalar

Tahsilat anında satış fişi kesmek
En yaygın ve en maliyetli hata. Aynı satış iki kez hasılat yazılır, KDV iki kez beyan edilir. Tahsilat bir satış değildir; mali fiş kesilmez.

Satış anında hiç belge düzenlemeyip tahsilatı beklemek
Belge düzenleme yükümlülüğü teslimle doğar, tahsilata kadar ertelenemez. Satış belgelendirilmeden tahsilat bilgi fişi de düzenlenemez.

7. Açık hesap ile ön ödemeli bileklik/kart farkı

Ortak nokta şudur: her iki akışta da paranın el değiştirdiği an ile KDV'nin doğduğu an aynı değildir. Kurulumdaki hataların neredeyse tamamı bu iki anın aynı belgede birleştirilmesinden kaynaklanır.

8. Kurulum sonrası doğrulama testi

1. Cari hesap tanımlı test müşterisine 100 TL açık hesap satış yapın.
   Mali fiş çıktı mı? KDV hesaplandı mı? Ödeme satırı "Açık Hesap" mı?
2. Z raporu alın.
   100 TL hasılatta görünüyor mu? Nakit sayacında görünmüyor olmalı.
3. Ertesi gün aynı müşteriden 100 TL nakit tahsilat yapın.
   Çıkan belgede "MALİ DEĞERİ YOKTUR" ibaresi var mı? KDV satırı var mı? (olmamalı)
4. Tahsilat günü Z raporu alın.
   Nakit sayacı 100 TL arttı mı? Hasılat ve KDV toplamı değişmedi mi?
5. Cari ekstreyi yazdırın.
   Tahsilat satırında bilgi fişinin tarihi, numarası ve ÖKC sicil numarası görünüyor mu?

4. adımda hasılat artıyorsa tahsilat mali fiş olarak geçiyor demektir; ödeme tipi eşleştirmesi hatalıdır ve düzeltilmeden canlıya alınmamalıdır.

Uyarı

Bu makale genel bir uygulama rehberidir, vergi danışmanlığı yerine geçmez. Müşteri yapınıza ve faaliyet alanınıza göre belge düzeni değişebilir. Canlıya geçmeden önce mali müşavirinizle teyit edin.