3.1.8 Ön Ödemeli Bileklik / Kart – Yazarkasa (YN ÖKC) Entegrasyonu

Ön ödemeli bileklik ve kart uygulamalarında en sık karşılaşılan soru şudur: "Bakiye yüklendiğinde yazarkasadan fiş çıkmalı mı, çıkacaksa hangi fiş?"

Kısa cevap: iki ayrı olay vardır ve iki ayrı belge gerektirir.

Bu ayrımın doğru kurulmaması, aynı tutarın Z raporunda iki kez hasılat olarak görünmesine veya işlemin mahiyetine uygun olmayan belge düzenlenmesine yol açar.

Not: Bu makale, ön ödemeli bakiyenin taşındığı fiziksel formattan bağımsızdır. RFID bileklik, temassız kart, anahtarlık veya QR'lı dijital kart — belge düzeni açısından hepsi aynı kurala tabidir. Metinde kısaca bileklik/kart denmektedir.

1. Temel ilke: Yükleme bir satış değildir

Bileklik veya karta para yüklenmesi, Katma Değer Vergisi Kanunu anlamında bir mal teslimi veya hizmet ifası değildir. Vergiyi doğuran olay, misafirin bileklik/kartı kullanarak ürünü veya hizmeti aldığı anda gerçekleşir.

Bu nedenle yükleme anında tahsil edilen tutar avans niteliğindedir. Muhasebede hasılat değil, avans hesabında izlenir; KDV hesaplanmaz ve mali değeri olan ÖKC fişi kesilmez.

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın hediye çeki uygulamasına ilişkin özelgeleri ve "Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlardan Bilgi Fişleri Düzenlenmesine Dair Usul ve Esaslara İlişkin Teknik Kılavuz" bu yönde düzenleme içerir.

2. Yükleme akışı: Avans bilgi fişi

Misafir gişede bileklik/kartına bakiye yüklediğinde, yazarkasadan avans (ön tahsilat) bilgi fişi düzenlenir.

Fişte bulunması gerekenler:

• İşletme unvanı, adresi, VKN ve vergi dairesi
• Fişin tarihi, saati ve numarası
• Tahsil edilen avans tutarı
• Ödeme türü
• Müşterinin adı soyadı / VKN'si
• Satıcı ve müşteri imza bölümleri
• Alt kısımda "MALİ DEĞERİ YOKTUR" ibaresi

Nüsha: İki nüsha düzenlenir. Biri misafire verilir, biri işletmede kalır.

Kredi kartıyla yükleme: Ödeme banka/kredi kartıyla yapılıyorsa bilgi fişi ile POS slibi birleştirilerek tek belge halinde basılmalıdır. Bu, kartla yapılan tahsilatlarda zorunludur.

Raporlama: Bu tutar Z raporunda "Avans İşlem Sayısı" ve "Avans İşlem Toplam Tutarı" alanlarında görünür. KDV'li günlük hasılat toplamına dahil olmaz.

Dinosoft tarafında: Yükleme işlemi Bileklik & Kart Yönetimi ekranından yapıldığında, ÖKC entegrasyonu bu işlemi otomatik olarak avans bilgi fişi olarak cihaza gönderir.

3. Harcama akışı: Mali ÖKC fişi

Misafir bileklik/kartla büfede, restoranda veya oyun noktasında harcama yaptığında vergiyi doğuran olay gerçekleşir. Bu aşamada normal, mali değeri olan ÖKC fişi düzenlenir:

• Ürünler satır satır, kendi KDV oranlarıyla
• KDV matrahı ve KDV tutarı hesaplanır
• Ödeme türü olarak Hediye Kartı seçilir

Ödeme türünün nakit veya kredi kartı olarak gönderilmemesi kritiktir. Para zaten yükleme anında tahsil edilmiştir; harcamada tekrar nakit/kredi kartı olarak işaretlenirse kasa devri ve Z raporu şişer, gerçekte olmayan bir tahsilat kaydı oluşur.

4. Ödeme tipi eşleştirme

Yazarkasa üreticileri GMP protokolünde benzer ödeme tiplerini destekler, ancak her tipin sayısal karşılığı markadan markaya değişebilir. Aşağıdaki tablo, tipin adına göre eşleştirmeyi gösterir. Sayısal değerleri kullandığınız cihazın üretici dokümantasyonundan doğrulayın.

Cihazınızda "Hediye Kartı" adında bir tip tanımlı değilse, üreticinin ön ödemeli/kapalı devre kart karşılığı olarak sunduğu tipi kullanın. Tereddüt varsa cihaz üreticisinin teknik desteğine danışın; yanlış tip seçimi Z raporu sayaçlarını bozar.

Neden "Puan" değil?

Puan ve ön ödemeli bakiye ekonomik olarak farklı şeylerdir:

• Ön ödemeli bakiye: Arkasında misafirden tahsil edilmiş gerçek para vardır. Avanstır.
• Sadakat puanı: Misafirin cirosundan kazandığı, karşılığında tahsilat yapılmamış haktır. Ekonomik olarak iskontodur.

İkisi aynı ödeme tipine yığılırsa avans hesabı ile ÖKC raporları tutmaz. Ayrıca sadakat puanının KDV matrahına etkisi yanlış kurulur: puan, ödeme tipi olarak değil, satır bazında iskonto olarak gösterilmeli ve matrahı düşürmelidir.

Neden "E-Para" değil?

E-para, 6493 sayılı Kanun kapsamında BDDK lisanslı elektronik para kuruluşlarınca ihraç edilen ödeme aracını ifade eder. İşletmenin kendi kapalı devre bileklik/kart bakiyesi bu tanıma girmez.

5. Kartı kim çıkarıyor? İki farklı senaryo

A) Kapalı devre: işletmenin kendi bileklik/kartı

Bakiye yalnızca işletme içinde harcanır. Yukarıda anlatılan akış geçerlidir: harcamada misafire mali ÖKC fişi verilir.

B) Üçüncü taraf kart kuruluşu

Bakiye Multinet, Sodexo, TokenFlex benzeri bir kuruluşa aitse fatura kart kuruluşu adına düzenlenir. Bu durumda alışverişi yapan misafire ÖKC fişi veya e-arşiv fatura yerine bilgi fişi verilir.

Karma ödeme: Bedelin bir kısmı bu kartla, kalanı nakit/kredi kartıyla ödenirse karma ÖKC fişi düzenlenir. Kartla tahsil edilen tutar üzerinden KDV hesaplanmaz; diğer ödeme türleriyle tahsil edilen tutar üzerinden KDV hesaplanır.

6. Sık yapılan hatalar

KDV'siz departman açıp yüklemeyi oradan satmak
Bu yöntem mali fiş üretir. İşlemin mahiyetine uygun belge düzenlenmemiş sayılır ve cezai işlem riski doğar. Yükleme mutlaka avans bilgi fişi olarak geçmelidir.

Bilgi fişini mali fişe hiç dönüştürmemek
Bilgi fişlerinin daha sonra mali değeri olan ÖKC fişine veya faturaya dönüştürülmesi zorunludur. Yalnızca bilgi fişi düzenlenip harcama anında mali belge kesilmediğinin tespiti cezaya tabidir.

Harcamada ödeme tipini nakit göndermek
Çift hasılat kaydı oluşur, kasa sayımı tutmaz.

Puan ile bakiyeyi aynı havuzda tutmak
Muhasebe ve KDV matrahı hatalıdır. Dinosoft tarafında bakiye ve puan ayrı bakiye tiplerinde tanımlanmalıdır.

7. Bakiye kullanılmadan süresi dolarsa

Bileklik/kart bakiyesi süresi içinde harcanmazsa, tahsil edilmiş tutar gelir hesaplarına aktarılır. İstenirse bu tutar için fatura düzenlenebilir; ancak ortada bir mal veya hizmet teslimi olmadığından KDV hesaplanmaz.

İşletmenin, kullanılan ve kullanılmayan bakiyelerin takibine ilişkin kayıt altyapısını (bileklik/kart seri numarası, yükleme tarihi, geçerlilik süresi, harcama hareketleri) tutması gerekir. Dinosoft'ta bu bilgiler Bileklik/Kart Hareket Raporu'ndan alınabilir.

8. Kurulum sonrası doğrulama testi

Canlıya geçmeden önce aşağıdaki testi yapın:

1. Test bileklik/kartına 100 TL nakit yükleyin.
   Çıkan fişte "MALİ DEĞERİ YOKTUR" ibaresi var mı? KDV satırı var mı? (olmamalı)
2. Test bileklik/kartına 100 TL kredi kartıyla yükleyin.
   Bilgi fişi ve POS slibi tek belge olarak mı basıldı?
3. Bileklik/kartla 50 TL harcama yapın.
   Mali fiş çıktı mı? KDV doğru hesaplandı mı? Ödeme satırı "Hediye Kartı" olarak mı yazıldı?
4. Z raporu alın.
   200 TL, "Avans İşlem Toplam Tutarı"nda görünüyor mu?
   50 TL, KDV'li hasılatta görünüyor mu?
   Nakit/kredi kartı sayaçlarında toplam 200 TL var mı (250 değil)?

Son adımdaki sayaçlardan biri beklenenden farklıysa ödeme tipi eşleştirmesi hatalıdır. Cihaz üreticisinin teknik desteğinden ödeme tipi tanımının güncellenmesini talep edin.

Uyarı

Bu makale genel bir uygulama rehberidir, vergi danışmanlığı yerine geçmez. İşletmenizin bileklik/kart yapısına, kartı ihraç eden tarafa ve faaliyet alanınıza göre belge düzeni değişebilir. Canlıya geçmeden önce mali müşavirinizle teyit edin.