6.2 Anomali nedir, Dinosoft sapmayı nasıl yakalar?

Perşembe, saat 16:40. Ortaköy şubesinde o güne kadar 1.585 ₺'lik yazdırılmış fiş iptal edilmiş. Rakam tek başına bir şey söylemiyor; büyük bir şubede sıradan bir gün olabilir. Ama bu şubenin son sekiz perşembesinde aynı saate kadarki iptal toplamı hiç 400 ₺'yi geçmemiş. Bugün normalin dört katı.

Patron bunu ne zaman öğrenir? Çoğu işletmede ay sonunda, iptal listesine bakmayı akıl ederse. O zamana kadar aynı şey birkaç kez daha tekrarlanmış olur.

Anomali Uyarıları bunun için var: olay olurken, "bu şube için bu normal değil" diyebilmek için.

Anomali nedir?

Anomali, bir şubenin kendi normalinden belirgin biçimde sapan harekettir. Bir salı günü her zamankinden çok daha fazla fiş iptali, olağandışı yüksek ikram, kasada beklenmeyen fark ya da cirodaki ani düşüş.

Anomali "suç" ya da "hırsızlık" demek değildir. "Bu gün bu şube için normal değil, bakmak gerekir" demektir. Sebep bir kampanya, bir arıza ya da gerçek bir kayıp olabilir. Raporun işi, sahibin gözünden kaçacak şeyi ona ulaştırmaktır; hükmü sahibi verir.

Neden klasik raporlar yetmiyor?

• Sahibi her fişe bakamaz. Kayıp çoğu zaman tek bir büyük olay değil, küçük ve sık tekrarlanan sapmalardır.
• Raporlar "ne oldu" der, "bu normal mi" demez. 30 iptal bir şubede olağandır, başka bir şubede alarmdır.
• Sabit eşik herkese uymaz. "500 ₺ üstü iptal uyar" kuralı küçük şubede sürekli, büyük şubede hiç alarm üretir.
• Geç fark edilir. Sorun görüldüğünde çoğunlukla günler, bazen haftalar geçmiş olur. Gün içinde ve ertesi sabah haber vermek zararı küçültür.
• Sapma alışkanlığa dönüşür. Aşırı ikram, iptal ve indirim bir kez geçerse ikincisi daha kolay gelir.

Dinosoft "normal"i nasıl öğrenir?

Ölçüt sabit bir sayı değil, şubenin kendi geçmişidir. Aşağıdaki grafik Ortaköy örneğini gösteriyor: son sekiz perşembe, aynı saate kadarki iptal toplamları ve bugün.

• Normal, aynı şubenin son 8 haftadaki aynı günüdür. Bugün salıysa son 8 salı. Hafta içi ile hafta sonu birbirine karışmaz.
• Ortalama değil, ortanca (medyan) kullanılır. Tek bir kötü ya da çok iyi gün normali bozmaz.
• Her gösterge için bir sapma skoru çıkar. Bugünün değeri normalle kıyaslanır; skor 2 ve üstü sarı, 3 ve üstü kırmızı.
• Gürültü koruması. Çok küçük olaylar uyarı vermez: "2 yerine 4 iptal" alarm olmaz; en az olay sayısı ve en az tutar sınırı vardır.
• Yeni şubede sessizlik. Geçmişi yetersiz şubede normal oluşmaz, uyarı üretilmez; yanlış alarm yerine sessizlik tercih edilir.
• İsteğe bağlı kesin kural. "Tek günde şu tutarı aşan fiş iptali ya da kasa farkı her zaman kırmızı olsun" diye bir sınır tanımlanabilir; yeni şubede de çalışır.

Eşikler ve gürültü sınırları işletmeye göre yönetim panelinden ayarlanır.

Hangi hareketleri izler?

Uyarıyı görünce ne olur?

1. "Olası neden" satırı. Ciro düşüşlerinde sistem nedeni daraltır: fiş sayısı mı azaldı, ortalama fiş mi düştü, hangi ödeme türü (örneğin bir online platform) kaybı açıklıyor. Bu bir ipucudur, kesin hüküm değildir.
2. Kaynağa iniş. Her uyarının ilgili detay raporuna bağlantısı vardır: iptal listesi, ikram raporu, kasa raporu. Sahibi doğrudan fişlere iner.
3. Durum takibi. Not eklenebilir; hangi uyarının ele alındığı belli olur.

4. Otomatik görev. Görevler modülü açıksa kırmızı uyarı için sorumluya görev açılır; süresinde cevaplanmazsa üst kademeye çıkar. Aynı uyarı için ikinci görev açılmaz.

Anomali Uyarıları ekranı: kırmızı ciro düşüşü uyarısı, gerçekleşen değer ve o şube için hesaplanan normal yan yana.

Uyarı sahibine nasıl ulaşır?

• Her sabah hesaplanır. Önceki gün kapanışından sonra; mobil uygulamada ve web panelinde listelenir.
• Anlık bildirim. Yeni kırmızı uyarı, yetkili kullanıcının telefonuna anında düşer. Bildirimde rakam yazmaz, kilit ekranında ciro görünmez. Gece saatlerinde (varsayılan 23:00–07:00) gönderilmez, sabaha kalır.
• Sabah e-postası (isteğe bağlı). Tüm şubeler için tek özet ya da her şubenin kendi e-postasına.

Kilit ekranında rakam görünmez.

Kullanıcı yalnızca yetkili olduğu şubelerin uyarılarını görür; personel uyarıları şube e-postasına gitmez.

Sık sorulan sorular

Kırmızı uyarı geldi, hırsızlık mı var?
Bilinmez. Sistem "normal dışı" der, "suç var" demez. Önce detay raporuna bakın: hangi fişler, kim, hangi saat. Kampanya, özel gün ya da ekipman arızası da uyarı üretebilir. Özellikle personel uyarıları suçlama olarak değil, bakma nedeni olarak kullanılmalıdır.

Neden hiç uyarı gelmiyor?
Şubede sapma yok demektir; ya da yeni şubede geçmiş yetersizdir, ya da eşikler yüksektir. Uyarı olmaması güvence değil, "bu hafta normal sınırlar içinde" demektir.

Çok fazla uyarı geliyor.
Sarı/kırmızı skor eşiklerini ve en az olay/tutar sınırlarını yönetim panelinden yükseltin; bildirimleri yalnız kırmızıya indirin. İlk haftalarda eşikleri işletmeye göre bir kez gözden geçirmek yeterlidir.

Bayramda neden alarm geldi?
Normal, son 8 haftanın aynı günü olduğu için bayram günü satış dağılımı farklıysa alarm verebilir. Bayram dönemlerinde uyarıyı bu bilgiyle okuyun.

Personel uyarısını herkes görür mü?
Hayır; yalnız "Personel Anomalileri" yetkisi olanlar görür.

Rakamlar gün sonu raporuyla aynı mı?
Hesaplar takvim gününe göre yapılır; gece yarısını geçen satışlar ertesi güne yazılabilir. Doğruluk, kayıtların POS'ta doğru girilmesine bağlıdır: iptal, ikram ve kasa mutabakatı.

Anomali Uyarıları, Dinosoft Analitik mobil uygulamasında (Google Play ve App Store) ve Dinosoft web panelinde kullanılabilir. Sorularınız için info@dinosoft.com.tr